東京都が予算を組んで、独自に開催する奨励金・助成金のことを言います。国が主催する厚生労働省の助成金、経済産業省の補助金とは区別されます。
「東京都 TOKYO はたらくネット」に情報は掲載されています。
http://www.hataraku.metro.tokyo.jp/
また、難病やがん患者の治療と仕事の両立に取り組む奨励金、障害者の安定的な雇用と処遇改善に取組む奨励金などもあります。
http://www.hataraku.metro.tokyo.jp/shogai/josei/
期間・回数
奨励金の申請には各奨励金ごとに期間が決められています。
早いものですと、4月下旬から始まり、11月ごろで終了となります。
年中開催しているわけではありません。正味半年間の募集期間となりますので、早めのエントリーが必要になります。
エントリー
人気のある奨励金になると、申請予定企業の件数の枠が決まっているため、エントリー期間が設けられており、申請が予定数を超えた場合は抽選となります。（正規雇用等転換安定化支援助成金はエントリーではありません。）
人気奨励金は予定数を上回る申請があるため、ほぼ毎回抽選が行われます。
落選してしまった場合は、翌月に行われるエントリーに再度チャレンジすることが可能です。
エントリーは毎月、決まった日、決まった時間しかできないので、注意が必要です。その日を逃してしまうと、翌月の次回エントリーまで申請ができません。
Eメール
エントリーは自社メールで行うことが必須です。電話やFAXでの申し込みなど、メール以外の方法は不可となります。
また、申請後も都の担当者からメールで書類修正依頼など、やりとりがありますので、日々のメールチェックは注意が必要です。
交付申請
エントリー後、申請可能かどうかのご連絡は、１週間ほどでＥメールアドレスに連絡がきます。これを見逃してしまうと、申請ができなくなってしまいますので、エントリー後はメールチェックをまめに行いましょう。
落選した場合でも連絡はしてくれます。
エントリーが通りますと、すぐに申請開始となります。最初は「交付申請」と言って、奨励金を受給してもらうための資格審査（１次審査）があります。
申請する自分の会社情報を明らかにし、申請企業としての要件を満たしているかどうかが判断されるわけです。
そのため、提出書類として
・登記簿謄本
・法人都民税、法人事業税の納税証明書
・会社印鑑証明書
・雇用保険適用事業所設置届
・雇用契約書2名分
などをはじめとして書類を揃えて提出する必要があります。
交付申請が通りますと、交付決定通知書が郵送されてきます。ここで間違い安いのが、「交付決定通知書」に「〇〇円」と書いてあるので、「もうもらえるものだ」と勘違いしてしまうことです。そうではなく、「奨励金を受給するための資格のある会社ですよ」という意味で、許可証のようなものです。
支給申請
交付決定が届いたら、今度はその奨励金の要件を満たすために、社内の取り組みや制度を作って行かなくてはなりません。
例えば、
セミナーに参加する。
プロジェクトチームを作る。
アンケートをする。
社内ミーティング（社内周知）をする。
就業規則を追加変更する。
など、様々な要件が奨励金ごとに定められていますので、それを一つ、一つこなしていくことが必要です。
複数の奨励金を同時並行して行う場合は、緻密なスケジュール管理を行わないといけません。取り組みの日付を間違っただけで、不支給になることがあります。
実施期間
必ず取り組みには実施期間が設けられていますので、期間内に取り組みを終わらせないといけません。通常は２ヶ月から３ヶ月程度です。
支給申請
社内の取りの組みなど、要件を満たすための取り込みを行って初めて、支給申請となります。
ここは2次審査・最終審査となりますので、慎重に書類を作成していくことが必要です。
まとめ
エントリーから始めて支給申請までの期間は半年程度ですが、要件を満たすためにやるべきことをリストアップし、スケジュール管理を行うことが必勝法となります。
また、メール対応が可能な社内の担当者にメール、電話などもありますので、取り組みの全体像、書類について責任を持てる方を専属で担当者を作るか、社長が対応するか
が必須となります。
わかりにくいのは、東京都の場合、国（厚労省助成金）で定められた就業規則の一般的なルールが通用せず、就業規則の届け出方法、「附則」の記載方法などが厳格にルール化されており独自のクセがあルことです。
なので例年、受給の当否を厳しくジャッジされるケースが出てきており、社労士に相談するにしても、東京都の申請について相当慣れている先生であることが必要となります。
こうした問題を解決するために同協会は発足されました。
奨励金の活用でご相談、お悩みがございましたら、東京都奨励金に専門特化した「東京都奨励金活用研究会」までお問い合わせフォームまたはお電話にてご相談ください。